تويت
تتميز هذه الطريقة بالقدرة على تلبية كل الأهداف بدلا من تلبية هدف واحد فقط، فعند تقييم العلاقة بين كل قسمين نفكر في كل الاعتبارات من تداول المواد بين القسمين، اعتبارات صحية، قوانين، اتجاه الرياح، راحة العملاء، راحة الموظفين، طبيعة الصناعة، السلامة المهنية، تيسير عمليات الدخول والخروج، تيسير الاتصالات إلى آخر تلك الاعتبارات. وتتميز كذلك ببساطتها بحيث تناسب أي منشأة بعكس بعض الطرق التي تحتاج خبير بالبرمجة الخطية للقيام بها. علاوة على ذلك فإن هذه الطريقة تجمع بين البيانات الكمية مثل معدل تداول المواد بين قسمين والبيانات النوعية مثل اعتبارات الصحة والبيئة والتنظيم وغيرها.
خطوات التنفيذ
أولا: تجميع البيانات وتشمل بيانات المنتجات وكمياتها ومسارات تصنيعها والخدمات المساعدة والآلات المستخدمة ووسائل نقل المواد. هذه الخطوة تمكننا من تحديد المكونات الأساسية للمنشأة التي نحاول تخطيطها وتمدنا بمعلومات سنستخدمها في الخطوات اللاحقة. عملية تجميع البيانات ليست عملية سهلة وتتطلب التعامل مع الكثير من العاملين في المؤسسة، وكذلك التأكد من صحة البيانات. وصعوبة هذه الخطوة تنبع من كَم وتنوع البيانات المطلوبة فهي كثيرة ومتنوعة حيث تبدأ باستراتيجية المؤسسة ومعرفة منتجاتها الرئيسية ومعرفة أساليب التصنيع أو تقديم الخدمة لكل منتج ومعرفة الموارد المستخدمة في كل عملية ومعرفة وسائل النقل المطلوبة وبدائلها. ومع كثرة وتنوع المعلومات المطلوبة فلابد من التأكد من عدم الدخول في تفاصيل غير مهمة لكيلا يضيع الوقت ونغرق في بيانات كثيرة غير مؤثرة. فعلى سبيل المثال فإن عملية التخطيط لابد أن تعتمد على المنتجات الأساسية، فليس منطقيا أن نحاول معرفة كل تفاصيل تصنيع منتجات يتم تصنيعها مرة في العام، أو أن نحاول فهم عمل كل موظف فهذا يأتي في مرحلة أخرى، وإنما نحن نهتم هنا بالأقسام الرئيسية.
افترض أن مؤسستنا تتكون من خمسة أقسام هي أ، ب، ت، ث، ج. سندرس العلاقة بين طبيعة عمل كل قسم والأقسام الأخرى. قد نجد على سبيل المثال أن هناك سبب تنظيمي -مثل الإشراف المشترك – يُحتِّم أن يكون القسمين ت و ث متقاربين جدا، وقد يكون السبب فنيا مثل نقل مادة ما من هذا القسم للقسم الآخر في صورة تتأثر بطول عملية النقل، وقد يكون السبب هو استخدام موارد مشتركة مثل محطة مياه أو مُجمع أتربة… وقد نجد أن هناك قسمين لابد أن يكونا أبعد ما يكون عن بعضهما البعض مثل مطعم العاملين ومدخنة المصنع، أو خدمة العملاء وورشة الإصلاح الميكانيكي وهكذا.
ثانيا: تجميع بيانات كمِّيَّة عن تداول المواد: تكلفة تداول المواد لها أهمية كبيرة في تحديد قرب أو بعد الأقسام عن بعضها. لذلك يجب أن نحدد عدد الرحلات ما بين كل قسم/مصنع/خلية والأقسام/المصانع/الخلايا الأخرى، ويجب تحديد تكلفة الرحلة كذلك لأن تكلفة تداول المواد تساوي عدد الرحلات في طول الرحلة في تكلفة النقل لوحدة الطول. فمثلا لو افترضنا أن تكلفة النقل أو الانتقال بين أي قسمين متساوية، مثل حالة انتقال طلبة الجامعة بين مباني الجامعة، فإن المقارنة تكون على أساس عدد الطلبة المنتقلين في عدد مرات الانتقال، فلو افترضنا أن ألف طالب سيقطعون الرحلة بين القسمين أ وب عشر مرات شهريا بينما 500 طالب فقط سيقطعون المسافة بين القسمين أ وج أربعين مرة شهريا فإن أهمية تقريب أ و ج هي أكبر بكثير من أهمية تقريب أ و ب لأن حاصل ضرب 1000 في 10 هو عشرة آلاف بينما حاصل ضرب 500 في أربعين هو عشرون ألفا. وقد نكون تكلفة نقل وحدة المنتج مؤثرة في حالات أخرى، فلو افترضنا أننا ننقل ألف وحدة من قسم ت إلى ث يوميا، وأن تكلفة نقل الوحدة الواحدة لمسافة متر واحد هي 3 قروش، وكذلك ننقل ثلاث وحدات من مادة أخرى من قسم ت إلى أ، وتكلفة نقل الوحدة الواحدة لمسافة متر واحد هي 20 جنيها، فإن تكلفة نقل المنتج الأول لمتر واحد تساوي 3000 قرشا بينما تكلفة نقل المنتج الآخر لمسافة متر واحد هي 60 جنيها أي 6000 قرشا وبالتالي فإن تقريب القسمين ت و أ أهم من تقريب القسمين ت و ث.
ثالثا: تقدير العلاقة بين كل قسمين من حيث تكلفة تداول المواد (أو حجم تداول المواد) ومن حيث طبيعة العمل، الأسباب التكنولوجية، الأسباب البيئية …إلى آخر ذلك. ويتم وضع تقييم العلاقة بين كل قسمين (ضرورة تقاربهما) في إحدى الصور التالية:
1: ضرورة قصوى
2: مهم جدا
3: مهم
4: عادي
0: غير مهم
x : غير مرغوب فيه (مطلوب إبعاد القسمين عن بعضهما)
كما تلاحظ فإن أهم علاقتين من بين هذه العلاقات هي 1 و x، لأن 1 تعني ضرورة تقريب هذين القسمين/الإدارتين، بينما x تعني ضرورة إبعادهما عن بعضهما البعض. أما 0 فتعني أن العلاقة بينهما غير مهمة بحيث لا نستفيد شيئا من تقريبهما أو من إبعادهما. وأما 2 و 3 و 4 فتبين أهمية تقريب القسمين من بعضهما البعض وهذه الأهمية تقل كلما ازداد الرقم أي أن 2 أكثر أهمية من 3 و4 هكذا. فلو كان تقارب القسمين حتميا فإننا نحدد العلاقة بـ 1، وإذا كان إبعادهما حتميا فإننا نحدد العلاقة بـ x.
رابعا: رسم خريطة العلاقات: يتم رسم خريطة تبين العلاقة بين كل قسمين وهذه الخريطة هي عبارة عن جدول يأخذ شكل المثلث ويتم كتابة الأقسام بشكل رأسي على يسار المثلث، ويُظهِر المربع (المُعيَّن) الذي يلتقي فيه كل قسمين تقييمنا للعلاقة بينهما، فمثلا العلاقة بين قسم أ و ب هي 2 أي أنه من المهم جدا أن يتقارب هذان القسمان، والعلاقة بين القسمين ب و ث هي x أي أنه من الضروري أن يتباعد هذان القسمان، والعلاقة بين ت و ث هي 0 أي أن تقارب أو تباعد هذين القسمين لن يفيد ولن يضر. لاحظ أن هذه التقييمات هي نتيجة للخطوات السابقة أي لدراستنا لطبيعة العمل وتسلسله وتحديدنا لتكلفة تداول المواد.
خامسا: وضع المخطط المبدئي: بعد أن حددنا العلاقات بين الأقسام/الإدارات/المصانع المختلفة نبدأ في رسم هذه العلاقات رسما بيانيا فنرسم الأقسام المختلفة في صورة مربعات ونرسم العلاقة بين كل قسم والأقسام الأخرى بخطوط تُعبر عن طبيعة العلاقة بين هذا القسم وكل قسم آخر. فمثلا إذا كانت العلاقة 1 فإننا نستخدم خطا سميكا أحمر اللون وإذا كانت العلاقة هي x فإننا نستخدم خطا متقطعا وإذا كانت العلاقة هي 2 فإننا نستخدم 3 خطوط وهكذا كما يظهر في مفتاح الرسم. وتحديد شكل ثابت لكل علاقة هو عملية اختيارية فيمكن أن تستخدم أي أسلوب يُريح فريق العمل فقد ترسم الخطوط كلها بخط واحد وبنفس اللون وتكتفي بكتابة رمز العلاقة (1 أو 2 أو x…) على كل خط، وقد تستخدم أي رموز أخرى بشرط توضيحها على الرسم.
قد تلاحظ أننا لم نرسم العلاقات غير المهمة والتي نرمز لها بـ 0 وذلك لتجنب تعقيد الرسم.
سادسا: تحسين المخطط: نبدأ في تغيير مواقع الأقسام لكي نقرب الأقسام ذات العلاقة 1 ونبعد الأقسام ذات العلاقة x ثم بعد ذلك نجتهد في تقريب الأقسام ذات العلاقة 2 ثم 3 ثم 4 مع عدم الإخلال بالعلاقات الأساسية (1 و x). يمكنك أن تلاحظ كيف تم ترتيب الأقسام لتحقيق هذه العلاقات.
سابعا: مطابقة المخطط على مخطط الموقع: في الخطوة السابقة لم نأخذ في الاعتبار المساحات المتاحة في موقع العمل والمساحات المطلوبة لكل قسم/إدارة/مصنع. لذلك فإننا في هذه الخطوة نحاول رسم المخطط السابق على الرسم التخطيطي للموقع وهذا قد يُحتم علينا بعض التغييرات. كما ترى في الشكل أدناه فقد أمكننا تحقيق نفس المخطط بدون تغييرات كبيرة.
ولكن قد لا يحدث ذلك أحيانا فقد تجد أن المساحات المطلوبة لكل قسم تمنع من تطبيق نفس التصور الذي وضعناه في الخطوة السابقة. الشكل أدناه يبين كيف أن المساحات قد تُحتم علينا التغيير ولكن علينا أن نراعي العلاقات ذاتها عند التغيير وهو ما يظهر في الشكل.
ملاحظات عامة:
1- يمكن أن تضيف سبب العلاقة بين كل قسمين/ وحدتين في نفس المربع كأن تضيف حرفا يبين سبب العلاقة مثل: ب للأسباب البيئية، ف للأسباب الفنية، ق للأسباب القانونية، س للسلامة المهنية وهكذا حسب الحاجة. هذا الأمر يساعدنا على تذكر السبب الرئيسي في تقييم العلاقات وخاصة الحرجة منها.
2- في بعض الحالات لا يكون القرب والبعد وحده هو المهم ولكن يدخل في الاعتبار كذلك الاتجاهات أي شمالا وجنوبا وشرقا وغربا وذلك في حالة التأثر بالشمس أو الريح ففي بعض الصناعات يجب أن تكون محطة المياه على سبيل المثال في عكس اتجاه الريح المار على مداخن المصنع وذلك لكي لا تتلوث المياه بأتربة المصنع. وقد تضيف رمزا كذلك في المربع يدل على الاتجاه المطلوب عند الحاجة مثل ش أو ج …..
3- قد تقرر أن تُبسِّط الطريقة قليلا وذلك بتقليل عدد العلاقات فمثلا يمكن أن تكتفي بخمسة علاقات فقط بدلا من ستة بأن تهمل العلاقة رقم 4 وتكتفي بـ 1، 2، 3، 0، x وذلك للتسهيل حيث أن كثرة الخطوط مع كثرة الأقسام تجعل الشكل يتعقد كثيرا.
4- قد تقوم بالعمل على مراحل – للتبسيط أيضا – بأن ترسم العلاقات 1، 2، x فقط في البداية ثم ترسم العلاقات الأخرى في خطوات لاحقة بعد تطبيق العلاقات الأساسية.
5- عملية التحسين لا تتم مرة واحدة بل قد نصل لأكثر من مخطط بديل ثم نختار بينها ولكن في كل خطوة ينبغي أن نراعي العلاقات التي حددناها وخاصة الحرجة منها.
6- بعد تخطيط الموقع كأقسام أو قطاعات أو مصانع نبدأ في تخطيط كل قسم وكل مصنع بنفس الأسلوب فبدلا من تحديد العلاقة بين الأقسام ندرس العلاقة بين كل ماكينتين أو كل عمليتين ونستخدم ذلك في تخطيط القسم أو المصنع الواحد بنفس الأسلوب.
مثال آخر: افترض أننا نريد استخدام طريقة تخطيط المواقع المنهجية لتخطيط مستشفى:
نبدأ بتحديد أقسام المستشفى المختلفة وافترض أنها: الاستقبال، الأمن، بوابة الدخول، العناية المركزة، العمليات، غرف المرضى، المدير العام، المطبخ.
نقوم بدراسة العلاقة بين كل قسم من هذه الأقسام والأقسام الأخرى وكذلك عمليات الانتقال فيما بينها ونخلص في النهاية بخريطة العلاقات التالية:
قد تختلف معي في تقييمك للعلاقات وخاصة إن كان لك علاقة بالمجال الصحي ولكن هذا مجرد مثال توضيحي وأما عند استخدام هذه الطريقة في الواقع فإنك ترجع لأهل الخبرة في مجال العمل لتحديد العلاقات المختلفة والتي قد تختلف من مؤسسة لأخرى. ستلاحظ العلاقة القوية بين بوابة الدخول والاستقبال والأمن والطوارئ وذلك نظرا لطبيعة عمل كل منهم فالأمن يحتاج للتواجد بجوار بوابة الدخول، والمريض الذي أتي بسبب مشكلة صحية مفاجئة لن نطلب منه أن يمشي مسافة طويلة أو يصعد لدور آخر لكي يصل لقسم الطوارئ، والاستقبال لابد أن يكون في استقبال المريض عند دخوله. وأما المطبخ فعلاقته ضعيفة مع أكثر الأقسام لأنك لا تريد أنت تضعه بجوار العناية أو العمليات أو المدير العام وإنما تريده أن يكون في مكان بحيث لا يراه ولا يشم رائحته أحد من زوار المستشفى.
نبدأ في رسم مخطط للأقسام مع وضع العلاقات على المخطط كما يلي:
نحاول تحسين المخطط بتقريب الأقسام ذات العلاقة 1 وإبعاد الأقسام ذات العلاقة x فنصل للشكل التالي:
نحاول مطابقة المخطط على مخطط المستشفي ونفترض في هذا المثال أنها تتكون من أربعة طوابق:
قد نواجه مشكلة عدم وجود مساحة كافية لتحقيق المخطط بشكله الحالي فنحاول التعديل مع مراعاة العلاقات المهمة كما فعلنا في المثال الأول.
هذا المثال يبين لنا كيف أن الأمور تتعقد مع زيادة الأقسام نظرا لكثرة العلاقات وتضارب بعضها مع بعض. وفي الحقيقة فهذا لا يمثل عيبا في هذه الطريقة لأن هذا التعقيد هو من طبيعة عملية تخطيط المؤسسات وليس بسبب استخدام هذه الطريقة، بل إننا لو لم نستخدم أسلوبا كهذا فإنا قد ننسى بعض العلاقات المهمة وبالتالي تحدث أخطاء مؤثرة في التخطيط وربما لا نستطيع إصلاحها لاحقا أو نضطر لإصلاحها بتكلفة باهظة.
الملفات المرفقة