بدأت في المقالة السابقة في استعراض بعض المخططات التي تستخدم لدراسة وتحليل وشرح العمليات. وبدأت باستعراض مخطط التدفق والذي يبين تسلسل العمليات وأوضحت فوائده. في هذه المقالة نستعرض مخططا آخر هو مخطط سير العميات.
إن هذا المخطط هو وسيلة بديعة لتقليل الفاقد في العمليات لأنه يظهر هذه الفواقد بشكل واضح. نستخدم في هذا المخطط بعض الرموز الإصطلاحية وهي مبينة في الشكل التالي:
الدائرة ترمز إلى أي عملية مثل التسخين والتقطيع والتشغيل والكتابة. أما السهم فيرمز لعملية نقل المواد أو حركة العامل أو العميل. والمربع يرمز لعميات فحص المنتج أو المستندات أو الأشخاص. أما ما يشبه حرف D في الإنجليزية فيرمز لعميات الانتظار مثل انتظار العميل لتلقي الخدمة أو انتظار المواد لكي يتم تشغيلها. وأخيرا فإن المثلث المتجه لأسفل يرمز لأي عملية تخزين سواء في بداية العملية مثل تخزين المواد الخام أو في آخرها مثل تخزين المنتج النهائي.هذا المخطط قد يستخدم لتحليل عمليات صناعية أو خدمية. فقد نستخدمه لتحليل عملية استقبال وخدمة مريض في عيادة أو نزيل في فندق أو سائق في إدارة المرور. وقد نستخدمه لدراسة عملية تصنيع ملابس أو تصنيع قطع معدنية.دعنا نستعرض بعض الأمثلة التي تقرب الفكرة.
المثال الأول:هذا المثال يوضح خطوات شراء هاتف محمول من أحد lمنافذ بيع المحمول (الجوال). ليست هذه هي الخطوات المثالية ولكنها تمثل الخطوات الواقعية والتي علينا تحليلها للوصول إلى خدمة أسرع.
هذا المخطط يساعدنا في فصل الخطوات ذات الفائدة وهي خطوات الأنشطة المميزة بالدائرة من خطوات الانتظار والانتقال التي لا فائدة منها. وبالتالي يكون علينا دراسة كيفية تقليل وقت هذه الخطوات غير المفيدة. قد يتم ذلك بتقريب الأماكن من بعضها أو بقيام نفس الموظف بعدة مهام أو بتوفير وسيلة دفع سريعة.
المثال الثاني:هذا المثال يدرس خطوات إصلاح ماكينة في شركة ما. يبدأ الأمر باستدعاء فني الصيانة الذي ينتقل لموقع الماكينة ثم يتحقق من المشكلة. بعد ذلك يعود إلى مركز الصيانة لإحضار الأدوات ثم يرجع إلى الموقع. وقبل بداية العمل ينتظر السماح له بالعمل. يقوم الفني بفك الأجزاء ثم يذهب للمخزن لإحضار قطع الغيار ثم يعود للموقع. بعد تركيب الأجزاء الجديدة ينتظر السماح بتجربة الماكينة ثم يتأكد من سلامة الماكينة ويعود بعد ذلك لمركز الصيانة.
في هذا المثال أضفنا عمودين للمخطط لتوضيح وقت كل عملية والمسافة الحقيقية لخطوات الانتقال. هذا يمكننا من معرفة حجم العمليات التي لا فائدة منها بالنسبة للخطوات المفيدة. وكذلك يمكننا من معرفة طول المسافات المقطوعة. كل هذا يجعلنا نرى حقيقة أن هناك وقتا ضائعا كبيرا وأن العمل الحقيقي يستغرق وقتا قليلا بينما الزمن الكلي يستغرق وقتا طويلا. علينا أن نفكر هل يمكن توفير بعض هذه الانتقالات، هل يمكن توفير قطع الغيار بصورة أخرى، هل يمكن توفير مجموعة أدوات قبل الذهاب لموقع العمل، هل يمكن تقليل وقت الانتظار وهكذا.
المثال الثالث:
أما المثال الثالث فيبين خطوات تقطيع وثقب قطع معدنية.لاحظ أوقات الانتظار والنقل. إنها تمثل أوقاتا تفوق بكثير وقت العمليات المفيدة (ذات القيمة المضافة). انظر إلى طول المسافات التي تنتقلها القطع وإلى أوقات الانتظار قبل وبعد التشغيل. لقد ساعدنا رسم العملية بهذا المخطط في رؤية أشياء لم نكن نشعر بها. قد تكون العملية تستغرق ساعات وهي لا تستحق سوى دقائق ولكننا لا نشعر. لماذا؟ لأن الماكينات تعمل باستمرار والعاملين مشغولون والمواد في حركة أو انتظار أو تشغيل. ولكن هناك الكثير من العمل الذي يمكن تقليله مثل النقل وهناك الكثير من الوقت الذي يمكن الاستغناء عنه مثل الانتظار.هذا المخطط لا يقدم حلولا ولكنه يعرض الواقع بصورة تمكننا من تمييز العمليات المفيدة من غيرها. وهناك صور أخرى لهذا المخطط قد نتعرض إليها في المقالة التالية إن شاء الله.قد تجد مشكلة في عرض هذا المخطط على زملائك أو مديريك لأنهم غير معتادين على الرمز المستخدمة ولذلك يفضل وضع مفتاح للرموز أسفل المخطط. وأحب أن ألفت انتباهك إلى أن هذا المخطط قد يستخدم عن طريق مجموعة أو يستخدمه شخص واحد لتحليل عملية ما. فيمكنك أن تستخدمه لكي تبدأ في تطوير العملية. جرب بنفسك فالتجربة تجعلك تشعر بفائدة هذا المخطط.
الملفات المرفقة